購買システムの概要
購買システムで扱うお取引は以下のものです。
- 工事(メンテナンス含む)、設備機器、部品、工具等の購入
- リース品、レンタル品の調達
- 鉄屑等有価売却
- 消耗品の購入
- スポットで購入する原材料の購入(都度お見積もりをお願いするもの)
- 価格協定契約で購入する原材料
弊社にて在庫管理されていない原材料は、購買システムでのお取引となります。
※詳しくは弊社契約窓口にご確認ください。
購買システムを利用したお取引の流れ
①仮パスワードのご連絡(お取引開始前)##flow1
初めて購買システムをご利用いただく場合、お取引開始前にシステムへ担当者様情報(メールアドレス)を登録させていただきます。
登録完了後、<仮パスワード発行のご連絡>メールが該当メールアドレスへ届きますので
メール受信後、24時間以内にログインして本パスワードをご登録ください。
仮パスワードでのログイン手順詳細については、以下をご参照ください。
<仮パスワード、ログインに関するよくあるお問合せ>
以下についてご確認をお願いいたします。
※複数回入力を誤りアカウントがロックされた場合は、改めてパスワード初期化を行い、以下をご確認の上ログインをお試しください。
パスワード初期化の手順については、以下マニュアルをご参照ください。
① 仮パスワードの入力内容をご確認ください。
ログイン画面でパスワードを入力されると、「●●●●●●●●●●」のように伏字となりますが、こちらの項目をすべてコピーしメモ帳やWord、Excelなどに貼り付け操作をいただくと入力された内容を目視で確認いただけます。
メールに記載の仮パスワードと、ご自身が入力された内容が合致しているか今一度お確かめください。
(アルファベットの大文字や小文字の違いや、空白(スペース)が末尾に含まれていないか等)
② ログインアドレスが正しいかご確認ください。
購買システムからのメールを受信したアドレスが、システムにご登録のあるメールアドレスとなります。
ご登録のないアドレスでは、ログインできません。
入力しているメールアドレスが正しいかご確認ください。
仮パスワード通知のメール受信から24時間以上経過している(有効期限切れ)場合はログイン画面にメールアドレスのみ(仮パスワード通知メールを受信したメールアドレス)を入力の上、「パスワード初期化」ボタンをクリックいただくことで、ご自身で仮パスワードの再発行を行うことができます。
パスワード初期化の手順については、以下マニュアルをご参照ください。
担当者情報変更については、よくあるご質問ページ内の「担当者が変更となりました。/システムに登録されているメールアドレスを変更したいです。」をご確認ください。
(弊社購買部門は複数の拠点がございますので、既に他部門でのお取引があり購買システムにログインができる方は対象外です。)
今後お取引をお願いしたい場合などにご登録させていただいております。
仮パスワードを利用してシステムにログインし、本パスワードのご登録をお願いいたします。
その後のお取引詳細については、弊社契約担当からのご連絡をお待ちください。
また、貴社ご担当者様による担当者情報変更を購買システムポータルサイトから行った場合も、弊社契約担当が内容を確認しシステムへの反映操作を行った後、新たに追加されたメールアドレス宛に仮パスワード通知メールが届きます。
共有メールアドレスをご利用いただいている場合など、貴社内のご担当者様が変更操作を行っていないかご確認ください。
②見積書作成のお願い ##flow2
お取引をご依頼させていただく場合、見積書作成依頼メールを送付致します。
※緊急でご対応いただきたい案件の場合は、見積と同時に商品/工事の手配をご依頼させていただく場合がございます。
以下のどちらに該当するか、メール内容およびシステムで案件詳細のご確認をお願い致します。
A.見積書作成のみご依頼させていただく場合
以下のメール件名で、弊社契約担当者よりご依頼させていただきます。
お見積準備が整いましたら、システムより見積回答をお願い致します。
※契約方式によって見積回答画面が異なります。
該当のマニュアルを確認の上、見積回答をお願い致します。
メール件名:自動送信メール 見積書作成のお願い 見積照会No
From:弊社契約担当者
B.見積書作成と同時に、緊急で商品/工事の手配をご依頼させていただく場合(依頼元発注)
以下のメール件名で、弊社依頼担当者よりご依頼させていただきます。
商品/工事の手配を進めていただくとともに、お見積準備が整いましたら、システムより見積回答をお願い致します。
※見積を頂戴した後、追って取引依頼書を送付させていただきます。
見積回答の操作方法は、下記マニュアルをご参照ください。
メール件名:自動送信メール 緊急手配のお願い 兼 見積書作成のお願い 見積照会No
From:弊社依頼担当者
<見積回答に関するよくあるお問合せ>
受信された自動送信メールの宛先またはCCにありますメールアドレスでログインしていることをご確認下さい。
※他のメールアドレスでログインした場合、該当依頼の案件の参照ができないため、ToDo項目に何も表示されません。
※該当メールが転送メールである場合は、転送前のメールの宛先またはCCをご確認ください。
該当メールアドレスでのログインのご経験がない場合やパスワードが不明な場合は、パスワード初期化を実施ください。
パスワード初期化の操作につきましては、こちらをご参照ください。
そのため、ご用意いただいた見積書ファイルについてはアップロードできません。
ご用意いただいた見積書ファイルをアップロードいただく場合は、見積回答登録タブの画面内にある「見積書・見積仕様書」項目よりご登録ください。
詳しい操作手順は、上記の見積回答マニュアルをご参照ください。
訂正操作手順は、上記の該当する各マニュアルの9ページ(価格協定は8ページ)以降をご参照ください。
訂正できない(訂正ボタンが非活性状態の)場合は、その案件が次のステップへ進んでいる状態ですので、弊社契約担当者までご相談ください。
担当者情報変更については、よくあるご質問ページ内の「担当者が変更となりました。/システムに登録されているメールアドレスを変更したいです。」をご確認ください。
③取引依頼書・注文書のご確認 ##flow3
正式に発注(契約)となりましたら、取引依頼書(または注文書)を発行の上、注文情報のご確認依頼メールを送付いたします。
システムにログインし、契約内容のご確認をお願いいたします。
取引依頼書・注文書の確認方法は、下記マニュアルをご参照ください。
単価契約の場合は、単価等取引確認書のご送付となります。
確認方法は、下記マニュアルをご参照ください。
<取引依頼書・注文書に関するよくあるお問合せ>
以下についてご確認をお願いいたします。
① 受信された自動送信メールの宛先またはCCにありますメールアドレスでログインしていることをご確認下さい。
※他のメールアドレスでログインした場合、該当依頼の案件の参照ができないため、ToDo項目に何も表示されません。
※該当メールが転送メールである場合は、転送前のメールの宛先またはCCをご確認ください。
該当メールアドレスでのログインのご経験がない場合やパスワードが不明な場合は、パスワード初期化を実施ください。
パスワード初期化の操作につきましては、以下マニュアルをご参照ください。
② メニューの帳票出力を選択して、該当案件を検索してください。
詳しい操作手順は、上記の取引依頼書・注文書出力マニュアルをご参照ください。
※検索条件の初期値が「出力区分:未出力」となっています。
初期の検索条件で検索できない場合は、「出力区分:全て(過去履歴含む)」に変更して該当案件の契約帳票が検索されるかお試しください。
④受注・納期回答(注文書請書の取引の場合、請書登録)##flow4
弊社担当者への注文・契約内容の受諾連絡、納期連絡等にご利用いただける機能です。
また、注文書・請書での取引の場合は、請書を当機能より返送(登録)します。
※システムで請書をご登録いただける場合、収入印紙の添付は不要です。
受注確認/納期回答、請書登録の手順詳細については、以下をご参照ください。
<受注・納期回答に関するよくあるお問合せ>
下記の「受注確認/納期回答、請書登録マニュアル」の最終ページをご参照ください。
購買システムに注文請書をご登録いただくことで返送が可能です。
注文請書ファイルの登録手順は、「受注確認/納期回答、請書登録マニュアル」(3ページあたり)をご参照ください。
お使いのPC内に保存されているファイルをご登録いただけます。
システムにてご登録いただける場合は、電子ファイルに収入印紙は貼付不要です。(郵送も不要です。)
※取引依頼書が発行されている場合は、注文請書の登録(返送)は必要ありません。
注文請書の登録(返送)をされていない場合は、当画面よりご登録をお願いいたします。
コメント欄に変更依頼の内容をご入力いただきますようお願いいたします。
また、検収完了となっている案件については、「変更依頼」での納期回答はできません。
その他の情報について変更されたい場合は、「変更依頼」を選択し、コメント欄に変更内容をご入力後、[実行]をクリックしてください。
弊社担当者がご入力いただいた内容を確認し、対応いたします。
⑤検収通知明細のご確認 ##flow5
弊社担当者にて検収をした月の翌月月初(実働4日目)に、検収通知明細をご連絡させていただきます。
システムにログインし、内容のご確認をお願いいたします。
検収通知明細の確認方法は、下記マニュアルをご参照ください。
<検収通知明細に関するよくあるお問合せ>
お手数をおかけしますが、件名が『自動送信メール 「 検収明細 」送付のお知らせ』メール内に記載されている「お問合せ先」の「貴社ご入金担当のメールアドレス変更、上記以外の内容は下記までお願いします。」以下をご参照ください。
貴社契約担当者様であれば、購買システムより変更が可能です。
(支払担当者様では、変更ができない仕様となっています。)
契約担当者様でシステムにログインし、以下のマニュアル(4ページ以降)をご参照の上、変更をお願いいたします。
その他機能のご紹介
購買システムにログインし、共通メニュー内の「進捗状況照会(資材)」からご確認いただけます。
確認方法の詳細については、以下をご参照ください。
弊社担当より、システムを通して、お知らせを通知したりアンケート回答をご依頼させていただく場合があります。
以下件名のメールを受信した場合、システムにログインしてお知らせ内容の確認、またはアンケート回答へのご協力をお願い申し上げます。
メール件名:自動送信メール お知らせ、もしくはアンケート回答依頼を送信しました。
From:弊社契約担当者
確認方法の詳細については、以下をご参照ください。
弊社担当より、システムを通してメッセージを送付させていただく場合があります。
以下件名のメールを受信した場合、システムにログインしてメッセージ内容のご確認と、必要に応じてご返信をお願い申し上げます。
メール件名:自動送信メール <メッセージ件名>メッセージを受信しました。
From:弊社契約担当者または依頼担当者
メッセージの確認方法、返信方法の詳細については、以下をご参照ください。
購買システムでは、弊社の契約部門ごとに3名までの契約ご担当者様と、貴社支払口座ごとに、1名の支払窓口ご担当者様のメールアドレスをご登録いただけます。
また、ご登録のある弊社部門の案件情報のみ、システムでご確認いただけます。
購買システム上で、ご担当者様の登録状況確認と、パスワード変更を実施いただけます。
詳細については、以下をご参照ください。
操作マニュアル一覧(PDF)
PDF操作マニュアルの一覧です。
契約方式によって見積回答画面が異なりますので、該当のマニュアルを確認の上、見積回答をお願いいたします。
※原材料単価契約の見積回答は④価格協定を利用
過去の帳票も一定期間は出力可能です。
過去の帳票も一定期間は出力可能です。
注文請書の登録についても、当手順でご案内しています。
過去の検収通知明細も6か月間は出力可能です。
操作マニュアル(動画)
新しいシステムの利用方法の動画をご覧いただけます。動画タイトルをクリックしてください。
セキュリティによりメッセージが出る場合がありますが、「コンテンツを表示」あるいは「ファイルを開く」で再生してください。
※(0:35~)2025年3月よりパスワード要件が変更となりました。
英大文字、英小文字、数字、記号の4種類を含めたパスワードを設定してください。
(0:41~)お取引が初めての場合のお取引先様会社情報登録方法、取引口座開設方法
(1:40~)弊社購買システムへログインできる担当者を登録・変更する方法
(3:29~)売却、リース等の見積回答を行う方法
(4:17~)価格協定(単価を決めて取引を行う)契約の見積回答を行う方法
(0:45~)複数案件の見積をエクセルによりまとめて見積回答する方法
(0:17~)受注した案件の確認方法、取引依頼書(注文書)ダウンロードの方法、納期回答方法
(1:56~)注文請書の添付
(2:36~)検収通知明細や過去の注文書等のダウンロード方法
(0:49~)アンケート依頼、自社情報の更新が必要となった場合の方法
(3:07~)メッセンジャー(契約担当者や依頼担当者とのメッセージの送受信)の利用方法
画面イメージ
システム画面の紙芝居をご覧いただけます。(画面展開や画面イメージを確認いただけます。)
- デモ(圧縮ファイル)
※こちらの圧縮ファイルをダウンロードして、ご利用のPCで解凍してください。 - デモの利用方法について(PDF)
※利用方法については、こちらをご覧いただきご利用ください。